情報管理で会議を効率化する方法

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非効率的すぎる会議の内容

スケジュール管理は共有ツールで

会議のを開くために、つど電話や口頭で各々のスケジュールを聞いていたのでは、膨大な時間と労力がかかってしまいます。

そこで使うべきなのが、「スケジュール管理システム」です。
社員のスケジュールをフォーマットに入力して共有するツールを使えば、誰がいつ外せない用事を抱えているのか一目瞭然です。
また、会議に出席可能な日付の候補を各々入力してもらえば、最適な日時を導き出すことができます。
個人がつど入力できるようにしておけば、急な予定変更があった際も迅速に共有することができます。

市販されているツールを使ってもいいですし、簡単なものなら社内HPでシステムを組んで自社で作ることも可能です。
誰かがスケジュールを聞いて回るのではなく、個人がつど最新の情報を更新していくシステムにすることが大切です。

会議室の予約も電子化

スケジュール管理システムで参加者のスケジュールを共有したら、会議室の管理もシステム上でできるようにしてみましょう。
日時と使用したい会議室を選択し、社内で共有するのです。

ホワイトボードや書面で会議室おおさえていると、誰が何のために使用するかが見えづらく、手間もかかります。
また、ダブルブッキングなどの間違いも起こりやすくなります。

しかし、スケジュール管理システムと同時に会議室の予約もシステム上でできるようにすれば、手間が省けます。
社内HPで閲覧できるようにすれば、会議が重なったときにどちらがどの会議室を使うべきかの判断もしやすくなります。

さらに、同じ時間で同じ会議室を選択できないようなシステムが組まれていれば、ダブルブッキングの心配がなくなります。


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