情報管理で会議を効率化する方法

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会議を長引かせない!

だらだら進めない!タイムキーパー

会議やディベートで「タイムキーパー」という言葉を聞いたことがあるのではないでしょうか。
タイムキーパーとは、1つの議論について、制限時間が近いことを伝えて会議の流れを守る役割のことです。
ディベートなどでは、人がその役割を担い、「30分経過しました」「あと10分です」と口頭で伝えたりします。

人がタイムキーパーになってもいいのですが、重役が話していたり議論が白熱していたりすると口を出しづらいですよね。
そこで、タイムキーパーツールがおすすめです。
議論ごとに所要時間を定めて時間が近づくと自動でスクリーンに映し出されるようになれば、参加者は会議全体の構成を意識して発言するようになります。
また、「1つ目の議題だけで会議が終わってしまった…」という失敗や、「次誰が発表する番だったっけ?」という混乱も防ぐことができます。

議事録を統一!ペーパーレス化

紙にはつど書き込むことができるというメリットがありますが、そのメリットがときにデメリットになったりします。
人は、自分が興味があることについてはよく注意がはたらき、そうでないことには注意がはたらかなくなるものです。
紙で印刷した資料に書き込む方式だと、人によって書き込まれる内容に差が出てしまい、「前回の会議で言った、言わない」と混乱が起きてしまいます。
また、一度資料を印刷してしまったら更新が難しく、コストもかかるという弱点もあります。

簡単なメモ程度なら紙でもいいかもしれませんが、全員が共有すべき点についてはタブレットなどでつど更新し、その場で簡易的な議事録を作って見せながら進めるのがいいと思います。
後々正式にまとめれば、会議で一度話したことを繰り返すこともなくなるでしょう。


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