情報管理で会議を効率化する方法

>

そもそも会議室に集まる必要はない

「報告」だけの定例会議は必要か

各部署から発信される会社の状態を知ることは大切です。
しかし、それは会議でなければできないことなのでしょうか?

もちろん、物事を決定するための会議や、問題を見つけたり解決したりする会議は必要で、人が集まって話すブレインストーミングを行なうことによって良い反応を得られることがあります。

しかし、報告が行われるだけの会議は、会議の形をとってもあまり良い効果が期待できません。
本当に必要なのは、説明義務を果たす株主総会くらいではないでしょうか。

会議をゼロにはできなくても、情報を共有して報告する仕組みがあれば無駄な会議の回数は減らせるはずです。
つど状況を報告できるようなフォーマットを作って、会議の代わりにその資料を共有する方が効率的です。

会議室はもういらない!WEB会議の導入

小さな会議の場合や、報告された事柄に質問や意見が生まれたとき、また、緊急で会議を開かなければいけなくなったときにはWEB会議が便利です。
WEB会議は、ネット回線を使ってテレビ電話方式で相手の顔を見ながら行う会議のことです。
これにより、必要なときに必要な人と会議をすることができます。

WEB会議では遠方の事業所とのやりとりも移動時間を要さず行うことができ、急なトラブルがあったときでも迅速に対応できます。
緊急の会議をしなければならないときに、会議室を予約して現地まで移動しないと話ができないのと、ネット回線ですぐに会議が始められるのとでは雲泥の差があります。

また、上層部が部署の報告を受けて指導をしたいときにも、顔や資料を見ながら説明できます。
逆に、資料に腑に落ちない点があったときにも、普通の会議と同じように質問することができます。


TOPへ戻る